Tugas-Tugas Administrasi Usaha (Contoh Makalah)

TUGAS-TUGAS ADMINISTRASI USAHA

Rangkaian tugas yang umumnya diselesaikan di bagian tata usaha :

a.       Kalkulasi harga pokok dan harga jual.

b.      Pembuatan daftar gaji karyawan.

c.       Pencatatan penyelenggaraan produksi, besarnya persediaan barang pesanan, pembelian dan penjualan, dan sebagainya.

d.      Surat-menyurat, ke dalam dan ke luar.

e.       Arsip (penyimpanan segala berkas-berkas yang perlu disimpan).

f.       Penyusunan rencana dan anggaran perusahaan.

g.      Penyelenggaraan pembukuan, perpajakan, utang piutang dagang, pencatatan tentang semua pembayaran dan penerimaan uang, dan lain-lain.

A.    Mempersiapkan Surat-menyurat

Sebagai alat komunikasi dan informasi, fungsi surat antara lain sebagai berikut :

a.       Menunjukkan data organisasi atau menjadi wakil organisasi.

b.      Sebagai alat bukti tertulis, misalnya perjanjian bisnis.

c.       Sebagai pedoman, misalnya untuk memberi instruksi.

d.      Sebagai alat pengingat, misalnya surat yang sudah diarsipkan.

Adapun jenis-jenis surat-menyurat itu adalah sebagai berikut :

1. Menurut Prathihno, dalam bukunya Penuntun Surat-Menyurat Jabatan, ada tiga macam surat.

a.       Surat perniagaan (dibuat oleh badan perniagaan/perindustrian).

b.      Surat dinas (dibuat oleh kantor-kantor pemerintah).

c.       Surat kekeluargaan.

2. Menurut Departemen Pendidikan dan Kebudayaan dalam pekerjaan Surat Menyurat Indonesia, surat menyurat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis berikut ini.

a.       Menurut sifat isi dan asalnya.

-          Surat pribadi

-          Surat resmi.

-          Surat sosial.

-          Surat niaga, dan

-          Surat dinas

b.      Menurut keamanan isinya

-          Surat sangat rahasia

-          Surat rahasia

-          Surat konfidensial

-          Surat biasa

c.       Menurut urgensinya

-          Surat kilat

-          Surat segera, dan

-          Surat biasa

d.      Menurut wujudnya

-          Kartu pos

-          Warkat pos, dan

-          Surat bersampul

3. Menurut Drs. Thomas Wijasa, dalam bukunya Kerangka Dasar Penyusunan Surat-surat Resmi, surat-surat dapat diklasifikasikan sebagai berikut.

a.       Menurut isi dan pengirimannya

-          Surat resmi

-          Surat niaga, dan

-          Surat pribadi

b.      Menurut maksud dan tujuan:

-          Surat pemberitahuan

-          Surat perjanjian

-          Surat keputusan

-          Surat pesanan

-          Surat pemerintah

-          Surat laporan

-          Surat permintaan

-          Surat pengantar jalan

-          Surat peringatan

-          Surat lamaran pekerjaan

-          Surat panggilan

-          Surat penegasan

-          Surat penawaran, dan

-          Surat penuntut (klaim)

c.       Menurut bentuk surat

-          Kartu pos

-          Warkat pos

-          Surat bersampul

-          Notu atau memo; dan

-          Telegram dan teleks

d.      Berdasarkan jaminan:

-          Surat sangat rahasia

-          Surat amat segera/kilat, dan

-          Surat biasa

e.       Berdasarkan urgensi penyelesaiannya:

-          Surat kilat khusus

-          Surat amat segera/kilat, dan

-          Surat biasa

B.     Mengarsipkan Dokumen Perusahaan

Berikut adalah daftar dokumen perusahaan yang perlu diarsipkan.

1.      Faktor perdagangan

2.      Kuitansi pembayaran.

3.      Surat penawaran.

4.      Surat permintaan.

5.      Nota kontan

6.      Akta pendirian perusahaan

7.      Bill of lading

8.      Polis asuransi

9.      Packing list

10.  Weight note

11.  Measurement list

12.  Instruction manual

13.  Perjanjian dagang atau bisnis

14.  SITU (Surat Izin Tempat Usaha)

15.  SIUP (Surat Izin Usaha Perdagangan)

16.  NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)

17.  NRP (Nomor Register Perusahaan)

18.  NRB (Nomor Rekening Bank)

19.  AMDAL dan neraca dagang

20.  Test certificate

21.  Chemical analisis

22.  Manufactures certificate

23.  Letter of credit (l/C)

Sedangkan hal yang perlu diperhatikan dalam proses dokumen perusahaan adalah sebagai berikut ini :

1. Pemeriksaan/penyortiran dokumen-dokumen.
2. Pemberian kode kepada dokumen-dokumen.
3. Penyimpanan dokumen-dokumen perusahaan di tempat khusus.
4. Dokumen-dokumen yang dicari dengan cara menelusuri kode-kode.
5. Dokumen-dokumen yang dicari atau diperlukan akan mudah diketemukan.

C.    Menginventarisasi Kekayaan Perusahaan

Beberapa tindakan yang lazimnya perlu diperhatikan dalam memelihara dan merawat kekayaan perusahaan adalah sebagai berikut :

1.      Menyediakan ruangan khusus yang memenuhi persyaratan.

2.      Membuat kartu perawatan.

3.      Mengadministrasikan dan menginventarisasikan kekayaan.

4.      Menempatkan tenaga terampil di dalam menangani perawatan dan pemeliharaan peralatan milik perusahaan.

5.      Menyimpan peralatan pada tempatnya.

6.      Menjaga kebersihan dan keamanan.

7.      Mengatur suhu dan penerangan.

8.      Menyelenggarakan pembukuan keuangan.

9.      Menyiapkan penyimpanan uang di bank dan/atau di brankas yang tidak mudah dicuri.

10.  Membuat gudang yang baik untuk menyimpan bahan/barang perusahaan.

11.  Melaksanakan pengawasan dan pemeriksaan secara tertib.

D.    Pengadaan (Logistik) dan Penyimpanan (Pergudangan)

1.      Pengadaan Logistik

Agar tidak rugi, dan dapat mempertahankan dan memajukan usahanya, perusahaan harus mampu mengendalikan tingkat pengadaan barang dagangan sebagai berikut :

a.       Menjaga agar pengadaan barang dagangan jangan sampai kekurangan.

b.      Menjaga agar perusahaan jangan sampai menghentikan kegiatan usaha.

c.       Menjaga agar perusahaan jangan sampai mengecewakan langganan.

d.      Mengatur jangan sampai jumlah pengadaan barang dagangan mengalami kekurangan dan kelebihan.

Kebijakan pengaturan pengadaan (logistik) barang dagangan, meliputi :

a.       Penentuan sistem pemasaran barang dagangan.

b.      Jumlah pemasangan barang dagangan.

c.       Tingkat persediaan barang dagangan, dan

d.      Tingkat pemesanan menyediakan barang dagangan.

2.      Penyimpanan (Pergudangan)

Kegiatan menympan (pergudangan) barang dagangan dapat dilakukan oleh perusahaan apabila.

a.        Produksi barang dilakukan pada musim tertentu, sedangkan pemakaiannya terus menerus.

b.        Pemakaian barang dagangan hanya dalam satu musim, sedangkan barang dagangan tersebut diproduksi sepanjang waktu.

c.        Menyimpan barang dagangan dapat mengatasi kestabilan harga barang.

d.       Sifat barang dagangan memerlukan penyimpanan khusus di dalam gudang.

Setelah menerima dan sebelum menjual barang dagangan, perusahaan terlebih dahulu perlu menyimpan dan mengamankannya di dalam :

a.       Gudang khusus milik sendiri.

b.      Gudang khusus milik orang lain yang disewa perusahaan.

c.       Almari khusus yang aman dari pencurian.

d.      Ruangan toko khusus yang aman dari pencurian.

Dalam pekerjaan kantor pun harus diciptakan tata kerja yang tepat dan efisien, seperti berikut ini :

a.       Untuk mempercepat dan mempermudah pekerjaan, sedapat mungkin dipergunakan formulir-formulir, kartu, blanko-blanko, dan lain-lain yang seragam.

b.      Perlu dirumuskan dengan jelas dan tegas, siapa yang mengerjakan apa, dan bertanggung jawab kepada siapa (job description dan pembagian kerja yang jelas).

c.       Perlu koordinasi dan perencanaan waktu, untuk menghindari tumpang tindih atau keterlambatan pekerjaan.

Share this post