Resume Profesi Pendidikan Tentang Administrasi Ketatausahaan Dan Struktur Organisasi

A.    ADMINISTRASI KETATAUSAHAAN

1. Pengertian

The Liang Gie (1998:21), Menyatakan peranan ketatausahaan “Melancarkan kehidupan dan perkembangan suatu organisasi dalam keseluruhannya karena fungsinya sebagai pusat ingatan dan sumber dokumen”. Pengertian ketatausahaan sebagai : segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah, mengganda, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.

2. Kegiatan

The Liang Gie mengemukakan enam pola perbuatan dalam kegiatan tatausaha :

a.       Menghimpun segala keterangan yang diperlukan baik yang belum ada maupun yang masih berserakan.

b.      Mencatat berbagai keterangan baik dalam membentuk tulisan ataupun audio visual secara manual maupun elektronik.

c.       Mengolah berbagai keterangan-keterangan yang telah dihimpun untuk dapat disajikan.

d.      Mengganda berbagai keterangan untuk didistribusikan.

e.       Mengirim berbagai keterangan-keterangan untuk dipergunakan pihak lain.

f.       Menyimpan berbagai keterangan untuk dapat digunakan pada saat lain.

Ciri utama dalam kegiatan tatausaha adalah bersifat pelayanan

Kegiatan tata usaha mempunyai tiga peranan pokok, yaitu :

a.       Melayani pelaksanaan pekerjaan untuk operatif untuk mencapai tujuan organisasi.

b.      Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.

c.       Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan.

3. Pengolahan Surat

Surat adalah sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh satu pihak ke pihak lain.

Jenis Surat :

1)      Surat dinas

2)      Nota dinas

3)      Memo

4)      Surat pengantar

5)      Surat kawat

6)      Surat keputusan

7)      Surat edaran

8)      Surat undangan

9)      Surat tugas

10)  Surat kuasa

11)  Surat pengumuman

12)  Surat pernyataan

13)  Berita acara

Sifat surat :

1)      Surat sangat rahasia

2)      Surat rahasia

3)      Surat terbatas

4)      Surat biasa

Derajat surat dikelompokkan atas :

1)      Kilat

2)      Segera

3)      Biasa

Pencatatan alamat surat dicantumkan pada dua tempat, yaitu sampai surat dan surat. Kode surat dibedakan atas empat kategori, yaitu : kode jabatan, kode unit dan kode perihal.

Setiap unit organisasi harus ada komponen pengelolaan surat, yang terdiri dari :

1)      Penerima surat

2)      Pengirim surat

3)      Pencatat surat

4)      Pengarah surat

5)      Pengolah surat

Pengelolaan surat dibagi dalam dua bentuk :

1)      Secara desentralisasi

2)      Secara sentralisasi

Surat masuk, dikategorikan atas 3 kelompok, yaitu :

1)      Surat biasa

2)      Surat penting

3)      Surat rahasia

Surat keluar, dikategorikan atas 3 golongan, yaitu :

1)      Surat biasa

2)      Surat penting

3)      Surat rahasia

Sarana persuratan, terdiri dari :

1)      Lembar disposisi

2)      Lembar konsep surat

3)      Kartu kendali

4)      Lembar pengantar

5)      Sampul

6)      Tempat surat

4. Pengelolaan Arsip

Arsip adalah dokumen (seperti : naskah, buku, foto, microfilm, rekaman suara, gambar peta dan gambar bagan) yang dibuat dan diterima oleh lembaga, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan lembaga tersebut.

Asas penataan arsip dikategorikan atas :

1)      Asas sentralisasi

2)      Asas desentralisasi

3)      Asas gabungan

Sistem penataan arsip, didasarkan atas :

1)      Sistem penataan berdasarkan masalah.

2)      Sistem penataan berdasarkan abjad.

3)      Sistem penataan berdasarkan tanggal.

4)      Sistem penataan berdasarkan nomor.

5)      Sistem penataan berdasarkan wilayah.

Prosedur penataan arsip, meliputi :

1)      Meneliti arsip yang akan disimpan.

2)      Mengelompokkan arsip surat masuk dan arsip surat keluar.

3)      Meneliti kesesuaian lampiran dengan jumlah yang disebutkan dalam surat.

4)      Mengklasifikasikan arsip yang akan disimpan.

5)      Mengindeks arsip dengan cara memberi ciri khas atau tanda.

6)      Menyusun arsip sesuai dengan sistem penyimpanan menurut pola klasifikasi kedalam peralatan yang tersedia.

Peralatan dalam penataan arsip, meliputi :

1)      Filling cabinet, lemari yang terdiri atas laci dan biasanya terbuat dari besi yang dipergunakan untuk menata arsip yang masih aktif.

2)      Sekat penunjuk (guide)

3)      Tab, bagian yang menonjol pada sekat penunjuk.

4)      Folder, sejenis map / tempat menata arsip.

5)      Box, sejenis tempat menata arsip yang terbuat dari karton.

6)      Rak arsip, sejenis tempat menata arsip.

Peminjaman Arsip

Kegiatan peminjaman arsip dilakukan secara terkoordinasi dengan menggunakan formulir lembar peminjaman arsip, yang berfungsi :

1)      Bahan bukti peminjaman yang berfungsi sebagai alat pengikat peminjam.

2)      Pengganti arsip yang dipinjam dan ditempatkan dalam folder.

3)      Tanda bukti peminjaman pada pemakai / peminjam arsip.

Penyusutan arsip, dilakukan dengan kegiatan berikut :

1)      Pemindahan arsip

2)      Pemusnahan arsip

3)      Menyerahkan arsip statis.

Pemeliharaan arsip, meliputi tempat, peralatan, cara menangani arsip yang rusak dan pembuatan duplikat arsip secara fotografi / mikrofilm atau rekaman data komputer.

B.     STRUKTUR ORGANISASI

1.      Pengertian

Istilah organisasi mengandung pengertian organisasi sebagai wadah, tempat dimana kegiatan administrasi dan manajemen dilaksanakan. Pengorganisasian merupakan tata kerja mengandung pengertian suatu cara pengalokasian kegiatan organisasi dalam bentuk tugas-tugas dan membagi tugas kepada anggota organisasi (Handoko, 1992 & Burhanuddin, 1994).

Prinsip-prinsip suatu organisasi

1)      Perumusan tujuan jelas

2)      Anggota organisasi harus memahami dan menjiwai tujuan yang akan dicapai.

3)      Adanya pembagian kerja sedemikian rupa.

4)      Pelimpahan wewenang sesuai dengan tanggung jawab.

5)      Hirarki wewenang dari atas sampai kebawah harus dilakukan secara tegas.

6)      Kesatuan arah dari pelaksanaan kegiatan dan pendayagunaan sumber-sumber organisasi.

7)      Adanya kesatuan perintah diantara pimpinan dan anggota organisasi.

8)      Tentang pengawasan yang memadai.

9)      Susunan struktur organisasi.

10)  Pola dasar organisasi hendaknya relatif permanen.

Struktur organisasi dapat memberikan keuntungan, yaitu :

1)      Setiap orang akan mengerti tugasnya masing-masing.

2)      Memperjelas hubungan kerja para anggota organisasi.

3)      Terdapat koordinasi yang tepat antara unit kerja.

4)      Menggunakan tenaga kerja sesuai dengan kemampuan dan minat.

5)      Kegiatan administrasi dan manajemen dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

Proses pengorganisasian mengandung tiga prosedur kegiatan, yaitu :

1)       Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2)       Pembagian beban kerja sehingga tidak ada waktu menganggur, efisien.

3)       Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan.

Faktor yang menentukan rancangan suatu organisasi, adalah :

1)      Stratefi organisasi, yaitu cara-cara yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2)      Teknologi yang digunakan organisasi bercakup jenis organisasi bersifat pelayanan atau produk.

3)      Lingkungan eksternal, yang merupakan masukan dan pengguna keluaran organisasi.

4)      Orang-orang yang terlibat dalam organisasi.

5)      Ukuran organisasi.

Tipe-Tipe Struktur Organisasi

1. Bentuk Lini, disebut juga tipe organisasi “bentuk lurus”

Ciri-ciri pokok organisasi berbentuk lini adalah :

a.       Garis komando langsung dari atasan kebawahan.

b.      Masing-masing pekerja bertanggung jawab penuh terhadap semua kegiatannya.

c.       Otoritas dan tanggung jawab tertinggi pada puncak pimpinan organisasi makin lama makin berkurang menurut jenjang.

d.      Organisasinya relatif kecil dengan jumlah karyawan yang relatif sedikit.

e.       Hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan bersifat langsung.

f.       Tujuan, alat-alat yang digunakan dan struktur organisasinya masih sederhana.

g.      Pemilik organisasinya biasanya menjadi pimpinan tertinggi.

2. Bentuk Lini dan Staf

Ciri-ciri pokok orgnisasi lini dan staf, adalah :

a.       Organisasinya relatif besar dan kompleks.

b.      Jumlah karyawan yang relatif besar.

c.       Terdapat dua kelompok karyawan.

d.      Hubungan kerja antara pimpinan dan bawahan tidak bersifat langsung.

e.       Spesialisasi dikembangkan secara optimal.

3. Bentuk Fungsional

Ciri-ciri pokok organisasi berbentuk fungsional, adalah :

a.       Terdapat pelimpahan kekuasaan dari pimpinan ke pejabat yang memimpin satuan-satuan dalam suatu bidang tertentu.

b.      Tidak terlalu menekankan fungsi struktural, tetapi berdasarkan pada sifat dan fungsi yang harus dijalankan.

c.       Spesialisasi dikembangkan secara optimal.

4. Bentuk Panitia

Ciri-ciri pokok organisasi berbentuk panitia adalah :

a.       Struktur organisasinya tidak begitu kompleks

b.      Struktur organisasi relatif tidak permanen, dipakai untuk menyelesaikan proyek-proyek tertentu.

c.       Tugas kepemimpinan dilaksanakan secara kolektif.

d.      Semua anggota pimpinan mempunyai hak, wewenang dan tanggung jawab yang sama.

e.       Para pelaksana dikelompokkan menurut tugas-tugas tertentu dalam bentuk suatu tugas.

Unsur-unsur struktur organisasi :

1. Spesialisasi kegiatan
2. Standarisasi kegiatan
3. Koordinasi kegiatan
4. Sentralisasi dan desentralisasi
5. Ukuran satuan kerja 

Desain Organisasi

Berkenaan dengan kegiatan menciptakan struktur tugas dan wewenang dalam organisasi. Tugas-tugas dalam organisasi di kelompokkan dalam satuan-satuan kerja atau unit.

Share this post