Perencanaan Sumber Daya Manusia

PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA

A.    Pengertian, dan Tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan fungsi yang pertama-tama harus dilaksanakan dalam organisasi. Perencanaan SDM adalah langkah-langkah tertentu yang diambil oleh manajemen guna menjamin bahwa bagi organisasi tersedia tenaga kerja yang tepat untuk menduduki berbagai kedudukan, jabatan, dan pekerjaan yang tepat pada waktu yang tepat. Kesemuanya itu dalam rangka mencapai tujuan dan berbagai sasaran yang telah dan akan ditetapkan.

Tampak bahwa kata tepat merupakan kata kunci dalam berbagai kontekstual yang mencakup :

a)      Penunaian kewajiban sosial organisasi

b)      Pencapaian tujuan organisasi, dan

c)      Pencapaian tujuan-tujuan pribadi dari pada anggota organisasi tersebut.

Perencanaan sumber daya manusia sebenarnya berkaitan dengan pengidentivikasian persoalan-persoalan (problems), ancaman-ancaman (threats), dan peluang-peluang (opportunities), atau PTOs, dalam organisasi dan lingkungan organisasi.

B.     Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perencanaan sumber daya manusia sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri (internal) maupun yang berasal dari lingkungan organisasi (eksternal).

1.      Faktor-faktor Eksternal

Yang dimaksud dengan faktor-faktor eksternal adalah berbagai hal yang pertumbuhan dan perkembangannya berada di luar kemampuan organisasi untuk mengendalikannya. Kiggundu, seperti telah dijelaskan sebelumnya, menyebutkan bahwa yang tergolong faktor-faktor ekternal adalah:

(a)     Teknologi,

(b)    Sosial budaya,

(c)     Politik, dan

(d)    Ekonomi.

Sedangkan S.P. Siagian memperluasnya menjadi enam faktor, meliputi:

(a)    Situasi ekonomi

(b)   Sosial budaya,

(c)    Politik,

(d)   Peraturan perundang-undangan,

(e)    Teknologi, dan

(f)    Pesaing.

Sebenarnya dalam keempat faktor yang dikemukakan oleh Kiggundu juga sudah termasuk faktor administrasi dan hukum tersebut yang dikemukakan oleh S.P. Siagian tersebut.

2.      Faktor-faktor Internal

Yang dimaksud dengan faktor-faktor internal adalah berbagai kendala yang terdapat di dalam organisasi itu sendiri. Faktor internal, menurut S.P. Siagian adalah:

a)      Rencana strategik,

b)      Anggaran,

c)      Estimasi produksi dan penjualan,

d)     Usaha atau kegiatan baru, dan

e)      Rancangan organisasi dan tugas pekerjaan.

Sedangkan Kiggundu mengemukakan bahwa faktor-faktor internalnya meliputi:

a)      Sistem informasi manajemen dan organisasi,

b)      Sistem manajemen keuangan,

c)      Sistem marketing dan pasar, dan

d)     Sistem manajemen pelaksanaan.

Antara faktor-faktor tersebut, baik internal maupun eksternal, saling berinteraksi dan berpengaruh. Perencanaan sumber daya manusia harus bertitik-tolak dari pengkajian terhadap faktor-faktor tersebut.

C.    Hubungan antara Perencanaan Sumber Daya Manusia dengan Anggaran

Antara manajemen sumber daya manusia dengan anggaran terdapat hubungan yang sangat erat. Pengaruh nilai terhadap perencanaan sumber daya manusia sangat jelas pada hubungan ini. Hubungan tersebut dapat dilihat dalam beberapa hal sebagai berikut :

1.      Anggaran merupakan pusat pertemuan antara politik dengan administrasi publik, dan merupakan proses lewat mana konflik-konflik nilai diatasi dan diterjemahkan ke dalam program-program kongkret melalui pengalokasian sumber-sumber daya yang langka ke tujuan-tujuan program.

2.      Karena gaji dan tunjangan merupakan 50 hingga 70% dari pengeluaran instansi pemerintah, nota keuangan yang paling vital yang disampaikan oleh pimpinen eksekutif, atau dianggarkan oleh lembaga legislatif, merupakan pengeluaran untuk gaji dan tunjangan. Alat yang paling umum digunakan oleh lembaga legislatif untuk mempengaruhi besarnya dan arah dari program instansi adalah pembatasan anggaran atas sejumlah kedudukan yang dialokasikan untuk suatu instansi, dan tingkat gaji dan tunjangan yang diperuntukkan bagi jabatan-jabatan instansi pemerintah. Oleh karena itu persiapan anggaran dan proses persetujuan merupakan sarana melalui mana lingkup dari pada administrasi publik berhubungan dengan konteks politik lebih luas.

3.      Perencanaan sumber daya manusia merupakan aspek manajemen kepegawaian pemerintah yang menjembatani antara lingkungan politik luar dan aktivitas-aktivitas inti seperti analisis pekerjaan, uraian pekerjaan, evaluasi pekerjaan, dan imbalan/kompensasi.

Dari semuanya itu, kata Klingner & Nalbandian, perencanaan sumber daya manusia yang diusulkan oleh para manajer instansi dipengaruhi oleh realitas politik pada prioritas-prioritas yang ditetapkan oleh lembaga legislatif, dan perkiraan-perkiraan sumber pendapatan. Perencanaan sumber daya manusia dimulai dari permintaan kepada para manejer dari supervisor-supervisor tingkat eksekutif, yang menyangkut informasi mengenai: “Berapa banyak kedudukan, dan jenis kedudukan apa, yang Anda butuhkan untuk mewujudkan tujuan programnya?”. Perencanaan sumber daya manusia itu berakhir dengan persetujuan lembaga legislatif atas program-program tersebut, dan pencairan dana untuk memenuhi kedudukan-kedudukan yang baru (atau yang ada).

Hubungan yang menonjol antara perencanaan sumber daya manusia dengan daya tanggap politik dapat ditunjukkan juga melalui cara dimana pemotongan anggaran mempengaruhi instansi-instansi pemerintah. Selama krisis cutback management, langkah pertama dari manajemen biasanya berupa pemberhentian atau pembatasan penerimaan pegawai baru. Dengan cara demikian ini berarti berhenti mengisi kedudukan-kedudukan yang ada, dan karenanya kedudukan-kedudukan itu menjadi kosong. Jika situasinya menjadi sangat serius, kedudukan-kedudukan tersebut dihapus selamanya dari instansi, dan gaji dan tunjuangan yang dialokasikan untuk kedudukan-kedudukan tersebut dikembalikan kepada lembaga legislatif. Atau, kalau situasi sangat buruk (cutback situation) dapat juga menyebabkan pengurangan atas gaji dari para pegawai, apakah melalui tindakan badan legislatif langsung ataukah melalui perundingan dan ratifikasi persertujuan-persetujuan hasil tawar-menawar bersama.

Oleh karena itu nilai dominan yang mempengaruhi keterkaiitan antara perencanaan sumber daya manusia dengan lingkungan luar dan aktivitas-aktivitas pengalokasian utama adalah daya tanggap politik. nilai ini mengisyaratkan bahwa sejumlah kedudukan yang ditetapkan, dan tingkat gaji dan tunjangan yang diberikan kepada setiap kedudukan, ditentukan secara politik ketimbang secara administratif.

Jadi isu-isu seperti uraian pekerjaan, evaluasi pekerjaan, dan penggajian melibatkan nilai-nilai lain disamping daya tanggap politik. misalnya, keadilan sosial mengharuskan bahwa laki-laki dan wanita harus dibayar secara sama jika mereka melaksanakan tugas-tugas yang secara substansial sama dalam kondisi-kondisi yang secara substansial sama. Kedua, gaji dan tunjangan-tunjangan ditentukan tidak hanya oleh lembaga legislatif, tetapi juga sering melalui proses tawar-menawar bersama yang mencerminkan pentingnya nilai hak-hak perseorangan.

Pada dasarnya, bagaimanapun juga, daya tanggap politik merupakan nilai dominan. Pengadilan bisa menuntut gaji yang sama, atau suatu paket kompensasi/imbalan dapat dirundingkan melalui tawar-menawar bersama. Tetapi tidak satu pun dari keputusan-keputusan itu dapat dilaksanakan sebelum badan legislatif, melalui persiapan anggaran dan proses persetujuan, mencairkan dana-dana tersebut untuk mengefektivkan keputusan-keputusan tersebut.

D.    Anggaran dan Manajemen Keuangan

Anggaran merupakan dokumen yang berusaha untuk mendamaikan prioritas-prioritas program dengan sumber-sumber pendapatan yang diproyeksikan. Anggaran menggabungkan suatu pengumuman dari aktivitas-aktivitas organisasi atau tujuan-tujuan untuk suatu jangka waktu yang ditentukan dengan informasi mengenai dana yang dibutuhkan untuk aktivitas-aktivitas itu atau untuk mencapai tujuan-tujuan itu. suatu anggaran mempunyai banyak tujuan : Informasi, pengawasan, perencanaan, atau evaluasi.

Dalam sejarah, tujuan yang paling utama dari anggaran adalah untuk pengawasan luar, yaitu untuk membatasi sumber-sumber daya keseluruhan yang tersedia untuk suatu instansi dan untuk mencegah pengeluaran-pengeluaran bagi hal-hal atau aktivitas-aktivitas yang tidak dibenarkan oleh undang-undang. Pengawasan ini diterapkan terhadap keuanganm dan pekerjaan.

Terdapat beberapa tipe anggaran, yakni :

(1)      Celling Budget,

(2)      A Line-Item Budget, dan

(3)      Performance and Program Budgets.

Celling Budget. Tipe anggaran yang dipakai untuk tujuan-tujuan pengawasan dinamakan Celling Budget. Anggaran jenis ini mengawasi suatu isntansi secara langsung dengan cara menentukan batas-batas pengeluaran melalui peraturan penggunaan/pemberian, atau secara tidak langsung dengan cara membatasi penghasilan instansi pada sumber yang diketahui dan jumlah yang terbatas.

A Line-Item Budget. Tipe anggaran yang lain telah dikembangkan untuk bermacam-macam tujuan. A Line-Item Budget, yang menggolongkan pengeluaran-pengeluaran berdasarkan jenis, digunakan untuk mengawasi jenis-jenis pengeluaran dan juga jumlah totalnya.

Performance and Program Budgets. Tipe ini berguna untuk menspesifikasi aktivitas-aktivitas atau program-program berdasarkan mana dana digunakan, dan dengan cara demikian membantu dalam evaluasinya. Dengan cara memisahkan pengeluaran-pengeluaran berdasarkan fungsi (seperti kesehatan atau keamanan publik) atau berdasarkan jenis pengeluaran (seperti kepegawaian dan peralatan) atau berdasarkan sumber penghasilan seperti pajak kekayaan atau biaya-biaya pemakaian (user fees), para administrator dan para anggota legislatif bisa mendapatklan laporan-laporan yang tepat mengenai transaksi-transaksi keuangan, untuk mempertahankan baik efisiensi ke dalam maupun pengawasan dari luar.

Tindakan lembaga legislatif atas permohonan-permohonan pengalokasian dana berbeda, tergantung pada lembaga legislatif dan kemampuan dari staff.

E.     Forcasting Sumber Daya Manusia

Ada beberapa metode forecasting sumber daya manusia yang disajikan di sini, yakni :

(1)      Inkrementalisme,

(2)      Collective opinion,

(3)      Categorical and cluster forecasting, dan

(4)      Modeling.

Inkrementalisme (atau dekrementalisme) merupakan metode perkiraan yang memproyeksikan perubahan-perubahan garis lurus dalam kebutuhan-kebutuhan pegawai berdasarkan fluktuasi-fluktuasi anggaran.

Collective Opinion. Teknik forkast yang secara luas dipakai adalah collective opinion. Teknik ini pertama-tama meliputi pengumpulan informasi dari berbagai sumber di dalam dan di luar instansi dan kemudian mencapai kesepakatan kelompok mengenai penafsiran data tersebut. Informasi ini dikaitkan dengan faktor-faktor luar seperti peraturan perundang-undangan yang mendukung, batas maksimum pegawai dan anggaran, perubahan-perubahan dalam struktur instansi atau tujuan-tujuan, tujuan-tujuan affirmative action, tawar menawar bersama, atau tekanan-tekanan untuk daya tanggap politik. Faktor-faktor internal tentu mencakup pemakaian sumber daya manusia yang ada, kebutuhan-kebutuhan staffing yang diproyeksikan, atau perubahan dalam prioritas-prioritas program.

Biasanya proses perencanaan SDM ini tidak reaksional. Itu artinya, bahwa kedudukan-kedudukan baru diciptakan atau dihapus sebagai reaksi atas prioritas anggaran dari lembaga legislatif ketimbang sebagai reaksi atas efisiensi atau hak-hak para pegawai.

Terdapat dua pendekatan rasional dari perencanaan SDM, yakni :

(1)   Categorical and cluster forecasting, dan

(2)   Modeling.

Categorical and Cluster Forecasting. Ini biasanya dipakai untuk tingkat makro. Teknik ini memperkirakan kebutuhan-kebutuhan lebih lanjut untuk berbagai kelompok kedudukan, seperti dokter, hukum, atau manajer. Teknik Cluster memperkirakan kelompok-kelompok bersama kedudukan-kedudukan tersebut dengan syarat-syarat keterampilan umum dan mereka yang dituntut untuk kedudukan-kedudukan lain untuk berfungsi. Ini sangat sering dipakai dalam organisasi-organisasi yang besar.

Modelling, sebagian metode ini menggunakan metode matematis dan komputer dan sebagian tidak.

Para manajer harus menggunakan teknik-teknik tersebut untuk memperkirakan permintaan dan penawaran sumber daya manusia. Dan hal ini dipengaruhi oleh sejumlah faktor di dalam dan di luar instansi, di antaranya adalah keadaan ekonomi, tingkat teknologi, sistem pendidikan, persaingan para majikan, sifat dasar dari pasar tenaga kerja, sistem kompensasi dari instansi, jumlah lowongan, dan praktek-praktek rekrutmen dari instansi.

Dengan mengurangi jumlah suplai sumber daya manusia dari jumlah permintaah untuk sumber-sumber tersebut dalam organisasi, para perencana sumber daya manusia menghitung kebutuhan (the need). Angka tersebut kemudian digunakan untuk mengembangkan program untuk mendapatkan, mengembangkan, dan memakai sumber daya manusia.

Share this post