Prinsip-Prinsip Manajemen Dalam Jaman Teknologi Informasi

Kita sekarang hidup dalam jaman teknologi informasi. Jaman teknologi informasi ditandai oleh lima trendf : (1) trend pergeseran dari hard automation technology ke teknologi informasi (seringkali disebut pula dengan smart technology), (2) trend pergeseran ke knowledge-based works, (3) trend pergeseran ke reponsibility-based organization, (4) perdagangan berjalan melalui jalan raya elektronik, (5) kekayaan lebih banyak dihasilkan dari human assets daripada financial assets, dan (6) kekayaan intelektual menjadi kekayaan perusahaan yang paling berharga.

Trend Pergeseran dari Hard Automation Technology ke Teknologi Informasi

Di masa lalu, masyarakat memenuhi kebutuhan produk dan jasa  mereka dengan menggunakan teknologi hadr automaztion. Masyarakat sekarang berada di dalam jaman teknologi informasi, yang di dalamnya smart technology dimanfaatkan secara luas dan intensif di hampir semua aspek kehidupan.

Di dalam hard automation, apa yang harus dikerjakan (what to do) dan bagaimana mengerjakannya (how to do) telah disetel di dalam mesin. Sebagai akibatnya, pekerja tidak memiliki kebebasan dalam memilih apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Hard automation hanya memerlukan pekerja yang terampil dan terdapat keterpisahan antara pekerja dan alat produksinya.

Smart technology tidak menentukan apa yang harus dikerjakan oleh pekerja, apalagi menentukan bagaimana mengerjakannya. Namun komputer dengan perangkat lunaknya juga tidak dapat menghasilkan apapun, jika pemakainya tidak memiliki pengetahuan yang dapat diolah dengan menggunakan perangkat lunak tersebut. Namun komputer dan word processor tidak dapat menghasilkan karya apapun, jika pemakainya tidak memiliki ide atau pengetahuan yang akan ditulis. Dengan demikian, smart technology hanya akan produktif jika dimanfaatkan oleh smart people. Smart people adalah orang yang disamping memiliki keterampilan tinggi, juga memiliki pengetahuan tinggi yang diperoleh dari pendidikan formal, serta kapasitas untuk belajar dan memperoleh pengetahuan tambahan.

Dengan kata lain, smart technology tidak akan menghasilkan apapun di tangan orang yang tidak menguasai knowledge. Di dalam diri knowledge worker tersimpan knowledge yang menjadi alat produksi, sehingga antara pekerja dengan alat produksinya tidak terpisahkan.

Di dalam jaman teknologi ini, knowledge workers memasukkan knowledge mereka ke dalam produk dan jasa yang dihasilkan oleh perusahaan, sehingga produk dan jasa berisi kandungan pengetahuan memadai untuk dapat bersaing di pasar global. Sebagai akibatnya, perubahan menjadi konstan, pesat, radikal, serentak, dan mudah menyebar secara cepat ke seluruh penjuru dunia. Oleh karena itu, Peter F. Drucker menulus mengenai perlunya setiap organisasi untuk didesain sedemikian rupa sehingga mampu secara responsif berubah sebagai berikut: “every orgnization of today has to build into its very structure the management of change”.

Knowledge workers adalah pekerja yang memanfaatkan pengetahuannya untuk menciptakan produk dan jasa dengan menggunakan teknologi informasi. Mereka adalah pekerja yang menjadikan knowledge sebagai alat produksi untuk menghasilkan produk dan jasa.

Di samping itu, pemberdayaan karyawan adalah pas dengan karakteristik pekerja yang tidak dapat diawasi pekerjaannya melalui supervisi sebagaimana yang diterapkan kepada pekerja dalam hard automation era.

Trend Pergeseran ke Knowledge Based Work

Smart technology akan produktif di tangan pekerja yang memiliki pengetahuan memadai.

Dengan semakin efektifnya pemanfaatan smart technology dalam bisnis, semakin banyak knowledge workers yang dibutuhkan untuk menjalankan smart technology dalam menghasilkan produk dan jasa bagi customer. Dengan semakin ekstensifnya pemanfaatan smart technology dalam operasi perusahaan, trend pekerjaan berubah menuju ke knowledge based work- pekerjaan yang memerlukan pengetahuan memadai untuk dapat menghasilkan produk dan jasa. Knowledge based work memerlukan suasana kerja yang merangsang inovasi, toleran terhadap eksperimen hal yang baru, dan kesediaan manajemen untuk menerima kegagalan eksperimen.

Trend Pergeseran ke Responsibility Based Organization

Kemampuan untuk menyediakan shared database oleh smart technology menuntut restrukturisasi organisasi dari komando dan pengendalian (command and control) ke information based organization. Keputusan tersebut kemudian diperintahkan (melalui komando) kepada karyawan melalui manajer menengah dan manajer bawah sebagai penyalur perintah. Di dalam organisasi yang mengandalkan pada komando dan pengendalian (command and control) seluruh tanggung jawab tentang jalannya organisasi terletak di pundak manajemen puncak, karena merekalah yang mengambil keputusan atas dasar informasi yang dikumpulkan.

Di dalam information based organization, informasi yang dikumpulkan dan disimpan dalam database dapat diakses oleh siapa saja yang diberi wewenang untuk itu, sehingga memungkinkan siapa saja melakukan informed judgmen dalam pengambilan keputusan. Di dalam information based orgnization, setiap karyawan bertanggung jawab atas jalannya perusahaan. Mereka dapat memberikan kontribusi dalam pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan, melalui pengambilan keputusan berdasarkan informasi yang dapat mereka akses dari shared database. Dalam kondisi ini, kekuasaan (power) berada di tangan orang yang menguasai informasi, sehingga kekuasaan semacam ini disebut dengan information based power.

Shared database yang disediakan oleh teknologi informasi memungkinkan informasi sharing diantara anggota organisasi, antara perusahaan dengan pemasoknya, antara perusahaan dengan customers, dan antara perusahaan dengan mitra bisnisnya. Teknologi informasi juga menawarkan fasilitas electronic data interchange (EDI) untuk memungkinkan perusahaan melaksanakan transaksi bisnis dengan para mitra bisnisnya, sedemikian erat, cepat, dan cermat, tanpa campur tangan manusia.

Perdagangan Berjalan Melalui Jalan Raya Elektronik

Transaksi bisnis menjadi tidak lagi dilaksanakan melalui kertas, namun dilaksanakan sepanjang jalan raya elektronik, dengan memanfaatkan shared data base, electronic fund transfer, electronic data interchange, electronic commerce (E-commerce).

Teknologi informasi memungkinkan pembangunan kemitraan usaha diantara organisasi perusahaan (antara perusahaan dengan para pemasoknya dan para mitra bisnisnya, serta dengan customers). Kesempatan ini timbul sebagai akibat digunakan core beliefs babru dalam memandang pemasok dan customer berikut ini :

a.       Bahwa bisnis merupakan matarantai yang menghubungkan pemasok dengan customer. Keberadaan dan kelangsungan hidup suatu perusahaan sangat ditentukan seberapa fungsional perusahaan sebagai matarantai yang menghubungkan pemasok dengan customer.

b.      Bahwa pemasok dan customer merupakan mitra dalam bisnis. Kualitas hubungan kemitraan jangka panjang tersebut menentukan keberadaan dan kelangsungan hidup perusahaan.

Berdasarkan core beliefs tersebut, sistem informasi akuntansi perusahaan dibangun untuk menjalankan transaksi bisnis anatara perusahaan dengan pemasok dan customernya. Berdasarkan core beliefs ini, manajemen perusahaan merancang sistem akuntansinya sebagai berikut : (1) batas sistem akuntansi mencakup sistem akuntansi pemasok (2) transaksi dengan pemasok dipicu secara elektronik dan informasi secara elektronik dikirimkan ke pemasok melalui fasilitas EDI (electronic data interchange), (3) transaksi diakui dan dicatat secara elektronik dan pembayaran kepada pemasok dilaksanakan melalui fasilitas EFT (electronic funds transfer). Sistem akuntansi untuk menjalankan transaksi bisnis dengan pemasok berjalan secara otomatis tanpa campur tangan manusia.

Kekayaan Lebih Banyak Dihasilkan dari Human Assets daripada dari Financial Assets

Di dalam Bab 1 telah diuraikan bahwa tujuan organisasi perusahaan adalah menciptakan kekayaan.

Melalui knowledge yang mereka kuasai, knowledge workers mendesain produk dan jasa yang pas dengan kebutuhan customers, memproduksi produk dan jasa tersebut secara cost effective, dan memasarkan produk dan jasa tersebut secara efektif kepada customers.

Intangible Assets Menjadi Kekayaan Perusahaan yang Paling Berharga

Hasil riset yang dilakukan oleh Professor Baruch Lev, New York University menunjukkan fakta berikut ini :

Pada tahun 1982, proporsi nilai buku aktiva berwujud (tangible assets) perusahaan-perusahaan manufaktur di USA berkisar 62% dari nilai pasar perusahaan-perusahaan tersebut. Sepuluh tahun kemudian (1992), proporsi tersebut merosot menjadi 38% dari nilai pasar. Di tahun 2000, proporsi tersebut diperkirakan hanya berkisar 10% s/d 15% dari nilai pasar.

Jika di masa lalu, tanah, mesin dan ekuipmen, gedung dan aktiva berwujud lain (yang di dapat dinilai dengan uang) merupakan penghasil utama pendapatan perusahaan, di masa sekarang ini, aktiva tidak berwujud, seperti customer cinfidence, brand name, cost effectiveness proses yang digunakan memberikan layanan kepada customer, kecanggihan teknologi informasi, kapabilitas dan komitmen personel menjadi pemacu utama nilai pasar perusahaan. Aktiva tidak berwujud ini tidak dapat dinilai dengan uang dan tidak dapat dicantumkan dalam neraca, namun mempunyai kontribusi besar dalam menghasilkan nilai pasar perusahaan.

Share this post